Pengalaman Mencari dan Mendapatkan LoA dari Universitas Jepang

Dalam postingan kali ini aku akan berbagi cerita tentang pengalamanku mencari prospective professor hingga mendapatkan LoA (Letter of Acceptance). Bagi yang belum tau, prospective professor adalah calon profesor yang nantinya akan membimbing kita kalau kita sudah diterima di graduate school salah satu universitas di Jepang. Kenapa harus punya calon profesor? Jadi begini, jika kalian ingin melanjutkan kuliah S2/S3 di Jepang, Korea Selatan, Taiwan (mostly Asia Timur) biasanya kalian harus sudah punya calon profesor yang mau menerima kalian untuk melakukan penelitian di laboratorium profesor tersebut. Kemudian apabila jika sudah mempunyai calon profesor, apakah akan otomatis diterima di universitas tersebut? Tentu saja tidak, kita tetap harus mendaftar secara resmi, termasuk mengikuti tes masuknya.

Lalu, Langkah-langkah apa saja sih  yang harus dilakukan untuk mendapatkan calon profesor?

Yang pertama, kita harus mempunyai niat dan kesungguhan. Kita harus rajin mencari informasi sendiri lewat internet. Di tahap ini jangan malas mencari informasi ya, ada teknologi bernama internet yang mempermudah kita dalam mencari semua informasi yang kita butuhkan. Untuk mempermudah menghimpun informasinya, aku membuat tabel seperti di bawah ini terlebih dahulu:

Nama professor	Universitas	Laboratorium	Research field
Nobisuke nobisuke@xx.abcd.ac.jp	Kyoto University	Nanostructured functional materials	Fabrication and characterization of new optical and electrical functional materials with nano-structured bla bla bla...

Informasi dalam tabel di atas bisa dicari di website masing-masing universitas tujuan kalian. Dengan membuat tabel informasi, kita juga dapat mengetahui dan menentukan profesor mana yang menjadi prioritas kita (yang paling kita inginkan untuk membimbing kita nantinya).

Setelah membuat list dan menentukan prioritas, yang harus dilakukan selanjutnya adalah mempersiapkan amumisi untuk menghubungi profesor-profesor tersebut. Sebenernya tidak ada aturan khusus mengenai file apa saja yang harus dilampirkan. Aku sendiri melampirkan research plan, statement of purpose, scan ijazah dan transkrip akademik (lebih bagus lagi jika sudah diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris), serta daftar riwayat hidup (CV) terbaru. Disini aku akan membahas satu persatu file-file tersebut.

-       Research Plan

Tidak ada format khusus dalam membuat research plan atau rencana penelitian ini. Ada yang menyebutkan bahwa rencana penelitian memiliki format seperti proposal skripsi, ada juga yang menyebutkan bahwa rencana penelitian ini hanya berisi tentang grand design penelitian kita, alias tidak terlalu detail seperti proposal skripsi seperti yang kita buat pada saat studi S1. Akhirnya aku memutuskan untuk membuat rencana penelitian yang tidak terlalu detail tetapi juga tidak terlalu sederhana (apa sih, hehe).

Dalam rencana penelitian yang aku buat, aku menuliskan topik penelitian (bukan judul), latar belakang penelitian, sedikit teori yang mendukung, metode penelitian (sangat singkat, hanya menuliskan metode apa yang digunakan disertai dengan alasannya) serta daftar pustaka (ini menunjukkan seberapa banyak referensi yang sudah kita baca). Aku sendiri butuh waktu sekitar 3 minggu untuk menyusun rencana penelitian ini. Seminggu pertama aku membaca-baca research paper profesor-profesor yang ada dalam tabel, mencari dan membaca supporting journal sebanyak-banyaknya hingga menemukan ide. Memasuki minggu kedua, aku membuat rencana penelitian kasarnya, masih dalam bentuk poin-poin, sambil terus mencari dan membaca jurnal yang berkaitan.  Saat memasuki minggu ketiga aku baru membuat rencana penelitian yang sesungguhnya, yang singkat, padat dan jelas. Cukup 2 lembar aja (kalau kalian bisa lebih dari 2 lembar akan lebih baik ya, karena semakin banyak yang kalian tulis itu menunjukkan kalau kalian lebih siap dan pastinya sudah membaca lebih banyak referensi)

-       Statement of Purpose (SoP)

SoP ini seperti motivation letter. Sama halnya dengan research plan, SoP juga tidak memiliki format khusus, biasanya hanya 1-2 lembar saja. Untuk kontennya sendiri, kalau versiku: perkenalan diri (nama, jurusan saat kuliah S1, asal universitas), penjelasan singkat tentang research interest (bidang yang kita tekuni atau bidang yang menurut kita menarik, misal: nanomaterial, surface chemistry dll), deskripsi singkat tentang penelitian skripsi saat S1, penjelasan singkat tentang research plan yang akan dilakukan disertai dengan alasan mengapa ingin melakukan penelitian tersebut (termasuk kontribusi penelitian tersebut untuk Indonesia), kemudian aku menambahkan alasan mengapa aku memilih Jepang sebagai destinasi studi (teknologinya maju, risetnya maju, dll). Aku juga sedikit bercerita bahwa aku pernah mengikuti student exchange di salah satu universitas di Thailand selama 4 bulan, untuk lebih meyakinkan profesor tersebut kalau aku mudah beradaptasi dengan lingkungan baru dan tidak ada masalah jika harus tinggal jauh dari keluarga. Aku juga sedikit bercerita bahwa aku pernah belajar Bahasa Jepang saat di SMA, ya walaupun sekarang banyak lupanya, aku bersedia untuk mpelajarai kembali. Yang terakhir, aku memaparkan rencana yang akan aku lakukan setelah lulus studi S2, sedetil mungkin.

Pokoknya di SoP ini kita harus pinter meyakinkan profesor kalau kita mampu jadi mahasiswa bimbingannya. Inget ya guys, kita harus membuat kalimat versi kita sendiri, di internet sangat banyak contoh SoP yang bisa dibaca. Disini aku juga banyak membaca-baca SoP yang ada di internet biar punya gambaran tentang hal-hal apa saja yang harus ditulis. Pokoknya jangan sampai ada plagiasi. Membuat SoP versi sendiri juga membutuhkan waktu yang tidak singkat. Dalam membuat SoP ini aku jadi bisa lebih mengenal diri sendiri; sebenernya tujuanku apa sih, kenapa aku ingin melanjutkan studi, dll.

-       Curriculum Vitae

CV atau daftar riwayat hidup dibuat dalam Bahasa Inggris tentunya, kalau aku sendiri kemarin pakai format europass. Kalian bisa cari sendiri ya guys di google tentang format europass ini, jadi ngga bingung harus desain-desain CV lagi.

-       Scan Ijazah+Transkrip Nilai

Scan ijazah dan transkrip nilai yang dicantumkan diusahakan  sudah di diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris ya. Kalau ijazah sama transkrip  nilai kalian belum ada terjemahannya kalian bisa minta diterjemahkan oleh pihak kampus atau memakai jasa penerjemah tersumpah (Sworn Translator) terus dilegalisasi oleh notaris (akan lebih baik lagi).

Kalau kalian mempunyai paper/journal yang sudah dipublikasikan, lebih baik dilampirkan untuk menambah nilai plus kalian. Aku sendiri tidak melampirkan paper karena baru officially published 2 minggu setelah proses pencarian profesor ini. Lebih bagus lagi kalau kalian juga melampirkan sertifikat Bahasa Inggris, sehingga profesor bisa mengetahui sejauh mana kemampuan Bahasa Inggris kalian, apakah nantinya bisa mengikuti perkuliahan dengan baik atau tidak. Saat mengirim email ke profesor, aku mengatakan bahwa saat itu aku sedang dalam proses apply salah satu beasiswa.

Beberapa hal yang harus diperhatikan saat mengirim email kepada profesor-profesor, diantaranya adalah jangan sampai mengosongkan bagian subject email karena kalau kosong kemungkinan besar email kita tidak akan dibaca oleh profesor, serta harus menggunakan bahasa yang sopan dan akan lebih baik lagi jika grammatically correct. Selain itu, waktu pengiriman email juga perlu diperhatikan. Waktu di  Jepang 2 jam lebih cepat dibandingkan dengan waktu di  Indonesia (bagian barat, jadi sebaiknya kita mengirim email lebih pagi. Kabarnya sebagian besar profesor membuka emailnya waktu pagi. Entah benar atau tidak, setidaknya lebih terkesan sopan apabila kita mengirimkan email saat pagi kan?

Aku sendiri mengirim email setelah subuh, sekitar pukul 05.00. Pertama-tama, aku mengirim email kepada 3 profesor, prioritas pertama profesor dari Waseda University, sedangkan prioritas kedua dan ketiga adalah profesor-profesor dari Hokkaido University. Sebenarnya aku sudah memasukkan banyak profesor ke dalam daftar, seperti profesor dari Osaka University, Kyushu University, dan juga Tsukuba University. Sempat juga ingin ke The University of Tokyo, tapi aku kurang percaya diri karena The University of Tokyo kan the best Uni in Japan hehe. Selain itu salah satu syarat masuk The University of Tokyo harus mempunyai GRE. Jadilah aku berusaha mencari universitas yang tidak mensyaratkan adanya sertifikat GRE (Jangan ditiru ya, kalau kalian ingin ke The University of Tokyo pasti bisa kok asal mau berusaha lebih keras lagi untuk mendapatkan GRE)

Nah jadi ceritanya aku mengirimkan email ke 3 profesor di atas pada hari Jumat pagi, dan rencananya aku juga akan mengirim email lagi ke profesor lain di hari Senin. Kenapa nggak satu hari aja kirim email langsung ke semua profesor yang udah di list? Sebenarnya sangat bagus dan boleh saja jika mengirim email ke semua profesor dalam daftar, ini karena aku udah penat aja jadinya aku kirim emailnya berkala, hehe. Ada juga kok yang fokus mengirim email ke satu profesor dulu dan menunggu jawaban dari satu profesor tersebut, tapi kalau waktu yang kalian punya hanya tinggal sedikit, sudah mendekati waktu pengumpulan persyaratan beasiswa misalnya, mending langsung kasih umpan ke banyak profesor. Prinsipnya begini, semakin banyak email yang kita kirim, akan semakin banyak juga balasan yang kita dapat.

Setelah berhasil mengirimkan email ke profesor-profesor rasanya lega karena sudah berani menghubungi profesor-profesor tersebut (aku tipe orang yang takut-takut berani, takut membayangkan bagaimana reaksi profesor saat membaca emailku) tapi akhirnya aku mencoba untuk ‘bodo amat’, yang penting sudah berani berusaha. Masalah nantinya emailku akan dibaca atau tidak, dibalas atau tidak itu urusan nomor dua.

“Setiap ada notifikasi email yang masuk, aku langsung buru-buru membuka inbox. Jangan ditanya gimana perasaannya, jelas ngga tenang (banget) karena udah mepet sama deadline beasiswa yang mau aku apply. Pas hari sabtu masih positif thinking walau belum dapet balasan satupun. Kupikir mungkin ini weekend, jadi profesor ngga ngecek email. Tiba-tiba hari Minggu malam, ada email masuk. Pas itu aku udah tidur, tapi langsung kebangun pas ada notifikasi dan langsung melek. Aku dapet balasan email dari profesor prioritas ketiga, dari Hokkaido Uni. Aku cek emailnya ternyata masuk sekitar pukul 10 malam, berarti di Jepang udah tengah malem, dan yang bikin lebih seneng lagi profesor bilang kalau beliau tertarik sama researchku, dan bersedia nerima aku jadi anak bimbingannya. Sebenernya research plan yang aku buat agak beda sama researchnya prof, tapi beliau bilang kalau aku bisa ngelakuin research yang sesuai sama researchnya beliau dan ngelakuin research yang aku pengenin ini. Nah sampai sini aku mulai galau lagi, akhirnya emailnya aku balas pagi harinya”

Sebelum membalas email profesor dari hokkaido ini, aku kembali  membaca-baca paper-papernya beliau agar lebih yakin lagi –aku bisa apa enggak ya, sanggup atau enggak ya. Setelah diskusi sama salah satu teman dan berpikir plus minusnya akhirnya aku bersedia sama tawaran beliau. Pikirku, dulu waktu mau skripsian juga nggak ngerti mau penelitian apa dan setelah banyak membaca jadi paham, kemarin waktu bikin research plan juga tadinya nggak ngerti tapi akhirnya bisa nemu ide setelah banyak membaca paper. Akhirnya aku yakin kalau ngga ada yang nggak bisa kalu kita mau berusaha sungguh-sungguh.

Aku lanjutkan diskusi bersama profesor via email, apakah aku harus mengganti research plan ku (aku mengatakan kalau di form beasiswa ada kolom untuk menuliskan research plan in brief), aku juga memberitahu profesor tentang timeline beasiswa yang akan aku apply. Yang membuatku semakin yakin adalah, profesor ini sangat fast respond dan baik, dan juga sangat mendukung. Beliau juga memberikan banyak informasi terkait syarat-syarat dan timeline pendaftaran graduate school di Hokkaido University.

“Setelah berdiskusi panjang lebar, akhirnya profesor bilang kalau aku butuh LoA tinggal bilang aja. Alhamdulillah, baru aja bingung (maklum newbie) gimana caranya minta LoA biar ngga terkesan memaksa, malah profesornya sendiri yang nawarin. Karena ngga ada format khusus dari provider beasiswanya, akhirnya aku bikin format LoA sendiri (tentu hasil searching-searching di blog orang). Jangan lupa dimodifikasi, pokoknya dalam semua proses ini prinsipnya amati-tiru-modifikasi (ATM), jangan plagiat! Hari berikutnya profesor langsung kirim scan LoA-nya. Alhamdulillah”

Buat yang masih bingung terkait LoA, sebenernya lebih tepatnya ini seperti surat rekomendasi atau provisional LoA. Jadi bukan yang resmi banget dari departemen/kampus. Memang akan lebih bagus jika ada cap kampusnya, tetapi untuk mendapatkan cap dan LoA resmi itu biasanya harus melalui proses admission dulu. Yang penting dalam LoA ini tertulis pernyataan kalau profesor akan menerima kita menjadi mahasiswa bimbingannya kalau nanti kita lolos beasiswa yang kita apply.

LoA juga akan lebih bagus lagi kalau dikirim langsung dari Jepang, tapi mempertimbangkan waktu yang semakin dekat dengan deadline akhirnya aku memutuskan untuk memakai hasil scannya saja. Proses dari mulai menghubungi profesor, mendapat balasan hingga diskusi-diskusi dan  akhirnya mendapatkan LoA kurang lebih memakan waktu satu minggu. Waktunya bisa lebih cepat atau lebih lama tergantung dari panjangnya proses diskusi, serta kecepatan kita dan profesor dalam balas-membalas email.

Aku sempat ragu-ragu ketika akan membalas email dari profesor, takut kalau bahasa yang aku pakai kurang sopan. Tapi mau nggak mau harus mencoba percaya diri, yang penting kita udah pakai kata-kata yang baku sama berusaha pakai grammar yang benar. Aku rasa profesor juga akan memaklumi kalau ada sedikit kesalahan karena Bahasa Inggris bukan bahasa ibu orang Indonesia. Satu lagi, jangan lupa bilang terimakasih ke profesor dalam setiap balasan email yang kita kirim.

Sekian dulu cerita pengalaman pertamaku dalam mencari dan mendapatkan LoA, dalam postingan selanjutnya aku akan cerita tentang beasiswa yang aku apply dengan LoA ini, (gaya gayaan kaya ada yang baca aja hehe).